Rekayasa Perangkat Lunak Pengarsipan Surat Mitratech Sekretariat DPRD DKI Jakarta

Abstract

Arsip adalah rekaman data yang terdokumentasi di atas kertas, bentuknya beragam dan saat ini Pengelolaan arsip berevolusi secara drastis. Seiring waktu, sistem pengarsipan surat secara manual (fisik) dapat berujung pada penumpukan data yang tak terhindarkan, mencakup surat masuk dan keluar. Saat ini proses pengarsipan surat di Sekretariat DPRD DKI Jakarta masih berjalan secara manual atau fisik. surat masuk yang diterima atau surat keluar akan dikirim, staf akan mencatatnya di buku agenda, kemudian salinan fisiknya disimpan dalam map yang diletakkan di dalam lemari atau rak besar. Proses ini menimbulkan beberapa masalah yang cukup serius, seperti penumpukan dokumen, pencarian arsip yang sulit dan risiko kerusakan akibat tinta yang pudar atau faktor eksternal seperti kebanjiran. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah perangkat lunak atau aplikasi pengarsipan surat digital, yang bertujuan untuk mengubah proses pengarsipan surat yang tadinya manual atau fisik menjadi digital, efisien dan aman. Metode yang digunakan dalam pembuatan perangkat lunak atau aplikasi pengarsipan surat digital ini adalah Waterfall yang mencakup analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian dan pemeliharaan. Aplikasi pengarsipan surat ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Framework Laravel, database menggunakan Mysql kemudian server menggunakan apache. Tahap pengujian dilakukan mengunakan pengujian blackbox testing. Hasil akhir dari penelitian ini berupa perangkat lunak atau aplikasi pengarsipan surat digital yang dapat membantu pengelolaan dan pencarian dokumen menjadi jauh lebih mudah, cepat, dan aman, sekaligus mengatasi masalah keterbatasan ruang fisik.