Pengembangan Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Seminar Berbasis Web Menggunakan Metode Prototype

Abstract

Penyelenggaraan seminar sebagai bagian dari kegiatan di bidang pendidikan membutuhkan sistem informasi yang mampu mendukung proses pengelolaan acara, khususnya pada pendaftaran peserta. Permasalahan yang sering muncul pada sistem konvensional adalah belum tersedianya mekanisme terintegrasi untuk pengelolaan peserta undangan, sehingga proses administrasi menjadi kurang efektif. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi pendaftaran peserta seminar berbasis web yang terintegrasi dan adaptif terhadap kebutuhan pengelola acara, sehingga mampu meningkatkan efisiensi dan kualitas pengelolaan data peserta. Pengembangan sistem dilakukan menggunakan model prototype yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna melalui proses penyempurnaan bertahap. Teknik pengumpulan data meliputi observasi, wawancara, dan studi pustaka. Perancangan sistem memanfaatkan berbagai diagram pemodelan, antara lain use case diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, deployment diagram, dan entity relationship diagram. Sistem diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Kontribusi penelitian ini terletak pada integrasi pengelolaan peserta undangan, segmentasi peserta, dan manajemen tiket dalam satu sistem terpadu, yang belum banyak dibahas pada penelitian sejenis. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu meningkatkan efisiensi proses pendaftaran peserta undangan, mempermudah pengelolaan data serta segmentasi peserta, dan mengatasi permasalahan pengelolaan tiket yang sebelumnya terjadi. Dengan demikian, sistem informasi ini dapat menjadi solusi yang efektif dalam mendukung penyelenggaraan seminar berbasis teknologi informasi.

The organization of seminars as part of educational activities requires an information system capable of supporting event management processes, particularly participant registration. A common issue in conventional systems is the absence of an integrated mechanism for managing invited participants, which leads to less efficient administrative processes. This study aims to develop a web-based seminar participant registration information system that is integrated and adaptive to the needs of event organizers, thereby improving the efficiency and quality of participant data management. The system was developed using a prototype model that was iteratively refined based on user feedback. Data collection techniques included observation, interviews, and literature review. The system design employed various modeling diagrams, including use case diagrams, activity diagrams, sequence diagrams, class diagrams, deployment diagrams, and entity relationship diagrams. The system was implemented using the PHP programming language and a MySQL database. The contribution of this study lies in the integration of invited participant management, participant segmentation, and ticket management into a single unified system, which has not been extensively addressed in previous studies. The results indicate that the developed system improves the efficiency of the invited participant registration process, facilitates participant data management and segmentation, and resolves previously encountered ticket management issues. Therefore, this information system can serve as an effective solution for supporting technology-based seminar organization.